První zaměstnanec v roce 2027: povinnosti zaměstnavatele krok za krokem

Přijímáte prvního zaměstnance? Gratulujeme, firma roste. Zároveň vám ale přibude seznam povinností vůči ČSSZ, zdravotní pojišťovně, pojišťovně Kooperativa i finančnímu úřadu, a některé lhůty běží ještě před nástupem zaměstnance. Od dubna 2026 navíc platí nová pravidla jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), takže starší návody už nesedí. Tady je přehled podle zákonů platných na konci roku 2026 a pro rok 2027.

Pracovní smlouva musí být písemná a musí obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu (§ 34). Každá strana dostane jedno vyhotovení. Co ve smlouvě není (například výměra dovolené, pracovní doba, mzda a termín výplaty, výpovědní doba), musíte zaměstnanci písemně sdělit do 7 dnů od vzniku pracovního poměru (§ 37). Mzda nesmí být nižší než minimální mzda, v roce 2027 24 900 Kč měsíčně nebo 148,30 Kč za hodinu. Hodinová částka platí pro týdenní pracovní dobu 40 hodin; při kratší stanovené týdenní pracovní době (například 37,5 hodiny) se hodinová minimální mzda úměrně zvyšuje (§ 111 odst. 4 a 5).

Od 1. dubna 2026 se zaměstnavatel přihlašuje do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ. Tato přihláška nahradila i samostatnou registraci plátce daně z příjmů ze závislé činnosti na finančním úřadu, údaje si finanční správa bere z evidence ČSSZ. Přihlásit se musíte nejpozději 2 pracovní dny přede dnem nástupu prvního zaměstnance, nejdříve však 15 dnů předem (§ 17 zákona o JMHZ). Ve stejné lhůtě přihlašujete i mzdovou účtárnu. Podání je jen elektronické, datovou schránkou nebo přes ePortál ČSSZ. ČSSZ vám přidělí variabilní symbol, který pak uvádíte na všech podáních.

Zaměstnance přihlásíte do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu do práce, nejdříve 8 dnů předem (§ 19 zákona o JMHZ). Když ještě nemáte všechny údaje, stačí částečné přihlášení: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a variabilní symbol zaměstnavatele. Zbytek doplníte do 8 dnů od nástupu (§ 19 odst. 2). U zahraničního zaměstnance částečné přihlášení použít nelze. Pokud zaměstnanec nakonec nenastoupí, oznámíte to do 8 dnů od předpokládaného nástupu.

Zdravotní pojištění není součástí JMHZ. Nástup zaměstnance proto oznámíte zvlášť jeho zdravotní pojišťovně, a to do 8 dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Stejně tak později ukončení zaměstnání nebo změnu pojišťovny.

Jakmile zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, jste ze zákona pojištěni pro případ odpovědnosti za pracovní úraz a nemoc z povolání a vzniká vám povinnost platit pojistné (vyhláška č. 125/1993 Sb., § 12). Tuto skutečnost musíte bez zbytečného odkladu písemně oznámit pojišťovně. Noví zaměstnavatelé jsou ze zákona pojištěni u Kooperativy (Generali Česká pojišťovna, dříve Česká pojišťovna, je příslušná jen pro zaměstnavatele, kteří u České pojišťovny měli pojištění sjednané k 31. 12. 1992, a jejich právní nástupce). Na tuto povinnost se u prvního zaměstnance zapomíná nejčastěji.

Zaměstnavatel musí zaměstnanci sdělit, u kterého poskytovatele pracovnělékařských služeb bude mít prohlídky (§ 103 zákoníku práce). U pracovního poměru musíte vstupní lékařskou prohlídku zajistit vždy u prací zařazených do kategorie 2, 2R, 3 nebo 4 a u prací se zvláštními podmínkami zdravotní způsobilosti. U DPP a DPČ je povinná jen u rizikové práce (kategorie 2R, 3 a 4). U běžné kancelářské práce v kategorii 1 ji můžete vyžadovat, ale povinná není (§ 59 odst. 1 zákona č. 373/2011 Sb.).

Zaměstnavatel musí vyhledat a vyhodnotit rizika práce, zaměstnance s nimi a s předpisy BOZP seznámit a informovat ho o kategorii jeho práce (§ 101 až 103 zákoníku práce). Práce do kategorie 2 zařazuje zaměstnavatel sám do 30 kalendářních dnů od zahájení prací a neprodleně to oznámí krajské hygienické stanici. O zařazení do kategorie 3 nebo 4 rozhoduje hygienická stanice na žádost podanou do 30 dnů. Práce, které zařazeny nejsou, jsou kategorie 1 (§ 37 zákona č. 258/2000 Sb.). U menších firem to obvykle zajišťuje externí odborně způsobilá osoba.

K hrubé mzdě platí zaměstnavatel sociální pojištění 24,8 % a zdravotní pojištění 9 %. Zaměstnanci se ze mzdy strhne sociální pojištění 7,1 %, zdravotní 4,5 % a záloha na daň.

K tomu připočtěte pojistné zákonného pojištění odpovědnosti, pracovnělékařské služby a BOZP. Pro vlastní čísla použijte mzdovou kalkulačku nebo kalkulačku čisté mzdy.

Podrobnosti najdete v článku Změny pro zaměstnavatele a mzdy v roce 2027.

S jedním zaměstnancem se mzdy dají zvládnout i vlastními silami. Narazíte ale na tři věci: potřebujete mzdový software kompatibilní s JMHZ, musíte hlídat změny legislativy (jen pro rok 2027 se mění minimální mzda, limity DPP, zdanění dohod i benefity) a potřebujete zastupitelnost, protože lhůty se neposouvají kvůli dovolené nebo nemoci. Při outsourcingu mezd za vás zajistíme:

Na vás zůstane podpis pracovní smlouvy, evidence docházky a BOZP. Cena se u nás odvíjí jen od počtu skutečně zpracovaných výplatních pásek, bez měsíčního minima, takže se to vyplatí i firmě s jediným zaměstnancem. Až vám firma poroste nad 25 zaměstnanců, přibude povinný podíl zaměstnávání osob se zdravotním postižením (4 %, § 81 zákona o zaměstnanosti). I to pohlídáme.

Zdroje (stav k 27. 10. 2026): zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (§ 7, 17, 19), Finanční správa — změny v registraci plátců daně ze závislé činnosti, ČSSZ — evidence zaměstnavatelů, zákoník práce č. 262/2006 Sb. (§ 34, 37, 96, 101 až 103, 111, 365), zákon č. 48/1997 Sb. (§ 10), vyhláška č. 125/1993 Sb. (§ 1 a 12), zákon č. 373/2011 Sb. o specifických zdravotních službách (§ 59), zákon č. 589/1992 Sb. (§ 7 a 9), zákon č. 592/1992 Sb. (§ 5 a 25), zákon č. 258/2000 Sb. o ochraně veřejného zdraví (§ 37), zákon č. 180/2026 Sb. (sleva na studenta, školkovné, benefity od 2027), Generali Česká pojišťovna — odpovědnost zaměstnavatele, zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů (§ 6 odst. 4 a 9, § 35bc, § 38h, 38ha, 38hb, 38j a 38k), zákon č. 435/2004 Sb. o zaměstnanosti (§ 81) sdělení MPSV č. 171/2026 Sb. o vyhlášení minimální mzdy (24 900 Kč a 148,30 Kč pro rok 2027) a nařízení vlády č. 164/2026 Sb. o koeficientech pro výpočet minimální mzdy.